دستگاه حضور و غیاب یک دستگاه الکترونیکی است که پرسنل سازمان را وادار میکند تا با این دستگاه حضور و غیاب ، مرخصی کار سختی بوده و وجود این دستگاه برای افزایش امنیت و مدیریت ضروری بوده. و حتی با بهره گیری از نرم افزاراش می تواند به صورت دقیق و به آسانی محاسبه دقیقی از مدیریت ورود و خروج کارکنان، مدیریت میزان حضور کارکنان، مدیریت میزان کارکرد پرسنل، میزان اضافه کار، کسر کار، مرخصی و ماموریت پرسنل را بصورت آنلاین در طی گزارشات جامع مدیریتی ارائه میکند این نرم افزار توسط سامانه حضور و غیاب به راحتی دستمزد کارمندان را محاسبه میکند و از مشکلات احتمالی در نحوه محاسبه کارکرد و خطاهای انسانی و سوء استفاده افراد در ثبت تردد جلوگیری میشود، با توجه به ضرورت دقت در احراز هویت پرسنل دستگاه حضور و غیاب از بهترین راهکارها برای تضمین امنیت این است که به آنها الگوریتم های بایومتریک گفته می شود و ازجمله آنها می توان به اثرانگشت، الگوی شبکیه، عنبیه، چهره نگاری و... نام برد که در کنار روش های رمز و کارت شناسایی قرار گرفته و امنیت احراز هویت را به صورت کامل تامین می نماید.
تاریخچه دستگاه حضور و غیاب
دراروپا و آمریکا در اواخر قرن 18 با پیدایش و شروع انقلاب صنعتی تغییرات بزرگی در زندگی مردم ایجاد شد و مردم در آن زمان در کارخانه ها مشغول به کار بودند و کسب و کار شخصی نداشتند و با تعداد نفرات زیادی برای تردد مواجه میشدند که نیاز به نظارت و بررسی ترددهای افراد داشت که با توجه به این حجم زیاد از تردد نیازی به یک روش دقیق و قابل اطمینان برای کنترل تردد پرسنل با خطای پایین تر بود . اولین دستگاهی که ساخته شد توسط جواهر فروش نیویورکی در سال 1888 با نام دستگاه ساعت زنی که به صورت دستگاه حضور و غیاب کلید و نواربود طراحی شد و به بازار عرضه شد.
به کمک این دستگاه، حضور وغیاب پرسنل بر روی یکسری نوار کاغذی که از قبل بروی آنها یک شماره یکتا برای هر فرد ثبت شده، با وارد کردن نوار در داخل دستگاه، ساعت بر روی آن ثبت می شده است
اولین دستگاه حضور و غیاب کارتی در سال 1894 توسط دانیل ام کویر طراحی شد، این دستگاه متشکل از یک ساعت، یک چرخ مخصوص و کاغذ های مقوایی به شکل مستطیل به تعداد پرسنل بوده که با وارد کردن آن در دستگاه و فشردن دسته اهرمی، ساعت ورود و خروج پرسنل بر روی کارت ثبت شده، لازم بذکر می باشد که روزهای هفته در دو بخش صبح و بعد از ظهر بر روی کارت از قبل چاپ شده برای ثبت ورود و خروج چاپ شده بوده. این دستگاه دستگاه حضور و غیاب روچستر مشهور می باشد
.
با توجه به افزایش تقاضا برای استفاده از دستگاه حضور و غیاب در سطح گسترده تر، در سال 1911 این دستگاه ها با استفاده از ماشین آلات شرکت IBM به تولید فراوان رسیده و به این ترتیب در سال 1920 شاهد جایگزینی دستگاه های کنترل تردد با دست نوشته های ساعات کاری در مجموعه های مختلف کاری بوده ایم. اهمیت توسعه و جایگزینی دستگاه های حضور و غیاب به جای کنترل دستی، باعث شد که به توسعه وسیع این دستگاه ها و ثبت ساعات ورود و خروج به صورت اتوماتیک تبدیل بشود و این امر به طوری بود که توانسته بود وضعیت کاری پرسنل را اعم از : کسری کار و اضافه کار را با رنگی متفاوت بر روی کارت ها ثبت کند و این شروعی برای ورود دستگاه هایی با توانایی های بیشتر و درصد خطای پایین می باشد.
و اما در سال 1938 دگرگونی در نحوه عملکرد دستگاههای حضور و غیاب صورت گرفته و ثبت ورود و خروج پرسنل به صورت تمام اتوماتیک شده که در نهایت منجر به ساده و سریع تر شدن محاسبه ساعت کارکرد آنها با درصد خطای کمتر و دقت بیشتر شده بود.
با توجه به اینکه همواره پیشرفت تکنولوژی در خدمت راحتی و آسایش بشری بوده، به تدریج و با افزایش تقاضا برای استفاده از دستگاه های حضور و غیاب، شاهد عرضه نسل جدید از دستگاه حضور و غیاب کارتی بوده که برای ثبت و کنترل تردد نیازی به استفاده از کارت های مقوایی با طول عمر پایین نبوده، در نسل جدید دستگاه های حضور و غیاب برای هر فرد یک کارت شناسایی مغناطیسی با شماره شناسایی منحصر بفرد در نظر گرفته می شود که این شماره به شیوه های مختلفی از جمله بارکد، مغناطیس، یا مایفر بر روی کارت می تواند ثبت شود. به این ترتیب با با نزدیک کردن کارت به دستگاه، ساعات ورود و خروج در حافظه سیستم ذخیره شده و در نهایت این اطلاعات توسط نرم افزار حضور و غیاب پردازش می شوند.
اما این پیشرفت محدود به استفاده از کارت های مغناطیسی برای شناسایی افراد نشده و به تدریج شاهد عرضه دستگاه های تمام اتوماتیک حضور و غیاب بیومتریک بوده که برای شناسایی از قابلیت اسکن کردن اثر انگشت، چهره، خطوط کف دست، عنبیه چشم و… استفاده می کنند.
یکی از رایج ترین و محبوب ترین انواع دستگاه های حضور و غیاب به صورت اثر انگشت می باشد که برای تشخیص افراد از اثر انگشت استفاده می کنند، نحوه عملکرد دستگاه اثر انگشت به این صورت می باشد که ابتدا کلیه پرسنل در دستگاه تعریف شده و نمونه هایی از اثر انگشت آنها گرفته می شود و در دستگاه ثبت می شود (به منظور آشنایی با این کار به مقاله با نحوه ثبت اثر انگشت در دستگاه حضور و غیاب مراجعه نمائید) و در نهایت (در هنگام ورود و یا خروج)، فرد با قرار دادن انگشت خود بر روی سنسور، اثر انگشت وی با داده های موجود در دیتابیس دستگاه تطبیق داده شده وپس از شناسایی فرد تردد وی ثبت خواهد شد.