انواع دستگاه حضور و غیاب
با توجه به استفاده انواع دستگاه حضور و غیاب،سازمان ها مجبورند که زمان دیر رسیدن، خروج زودهنگام، مرخصی های ساعتی در طول روز و غیبت ها را به طور مستقیم بررسی و نظارت کنند. سیستم های حضور و غیاب به دو دسته کلی دستی و خودکار تقسیم می شوند. سیستم های دستی به این صورت کار میکنند که بر کاغذ و کارت پانچ می شوند تا زمان های ورود و خروج پرسنل بر روی کاغذ چاپ بشود. با استفاده از این نوع دستگاه روند کار بسیار دشوار بود تا بتوانند حقوق و دستمزد را به ثبت برسانند و تا چند روز این کار طول میکشید و پرداخت دیرهنگام حقوق پرسنل موجب نارضایتی آنان می گردید. با روی کارآمدن کامپیوترها، دستگاه های حضور و غیاب کارتی به بازار عرضه شدند که پیشرفت بزرگی در سیستم های حضور و غیاب به وجود آمد و به دنبال آن با رشد روزافزون تکنولوژی دستگاه های حضور و غیاب اثر انگشتی، تشخیص چهره، تشخیص عنبیه، تشخیص کف دست، تشخیص گفتار و تشخیص صدا پدید آمدند.
دستگاه حضور و غیاب پانچی :
ساده ترین دستگاه های حضور و غیاب ، دستگاه حضور و غیاب پانچی بودند که با قرار گرفتن کارت پانچ در اسلات مخصوص، تاریخ و زمان ورود یا خروج پرسنل بر روی کارت ثبت می گردید. این کارت ها به صورت جدولی از روزهای یک ماه بودند که هر روز خود به دو بخش برای ثبت ورود و خروج تقسیم شده بود. در پایان ماه این کارت ها برای محاسبه روزهای کارکرد، مرخصی، غیبت و ماموریت تحویل و جمع آوری می گردید و محاسبه این زمان ها برای سازمان هایی با تعداد زیادی از پرسنل بسیار کار دشواری و زمانبری بود و گاهی این کار تا چند روز به طول می انجامید
رفت و آمد کارکنان همیشه برای مدیران مسئله مهمی بوده است. همان‌طور که می‌دانید ساعات حضور کارمندان در محل کار، مرجع محاسبه حقوق ماهانه، مرخصی و … است. جهت کنترل و محاسبه و بررسی این ساعات، دستگاه‌ها و نرم‌افزار‌های حضور و غیاب مختلفی تولید شده است. دستگاه‌های اثرانگشت، کارتی، تشخیص چهره و RFID. تمامی این دستگاه‌ها برای دسترسی و پردازش داده‌های جمع آوری شده به یک نرم‌افزار حضور و غیاب احتیاج دارند. در این مطلب سعی داریم شما را با یک نرم‌افزار حضور و غیاب قدیمی و جالب آشنا کنیم.
نرم‌افزار حضور و غیاب پانچ کارت
پانچ کارت یک نرم‌افزار مدیریت منابع انسانی است که به هیچ سخت‌افزاری وابسته نیست. هدف ما از طراحی پانچ کارت این بوده است که سخت‌افزار را به‌طور کامل از چرخه منابع انسانی خارج کنیم. با این کار هم هزینه‌های خرید، نصب و نگهداری دستگاه حذف می‌شود و هم سعی می‌کنیم از طبیعت حمایت کنیم. تمام افرادی که با اینگونه سخت‌افزارها کارکرده‌اند از مشکلات استفاده و نگهداری آنها مطلع هستند. خیلی از کارکنان به دلیل مشکل در اثرانگشتان یا ناسازگاری دستگاه، در استفاده از آنها مشکل دارند. کارفرماها نیز با پرداخت هزینه‌های زیاد خریداری و نگهداری دستگاه‌ها مشکل دارند. از طرفی دیگر حسابداران نیز از روند فرسایشی جابجا کردن اطلاعات ورود و خروج همکاران خسته هستند. نرم‌افزار حضور و غیاب و مدیریت منابع انسانی پانچ کارت تمام این مشکلات را حل کرده است.
برای استفاده از پانچ کارت تنها به یک سیستم کامپیوتر یا یک گوشی هوشمند نیاز دارید نه بیشتر. با استفاده از مرورگر یا اپلیکیشن پانچ کارت به‌سادگی می‌توانید نیازتان را برآورده کنید.
ثبت تردد کارکنان
هر فرد با ورود به حساب کاربری، می‌تواند تردد خود را تنها با یک ضربه ثبت کند. پانچ کارت با استفاده از تکنولوژی Geo fencing این امکان را فراهم کرده است. یک حصار فرضی و به‌صورت دیجیتال منطقه‌ای که شما تعریف می‌کنید را برای ورود و خروج کارکنان مشخص می‌کند. افراد می‌توانند تنها در محدوده‌ای که شما تعریف کرده‌اید حضور خود را ثبت کنند. وگرنه با پیغام خطا روبرو می‌شوند
امکان مدیریت چند دفتر
فرض کنید سازمان شما شامل چند دفتر مجزاست. با نرم‌افزار حضور و غیاب پانچ کارت می‌توانید هر تعداد دفتر و شعبه که بخواهید را به‌سادگی مدیریت کنید. تنها کافی است چند دفتر مجزا تعریف کنید و افراد مشغول در آن دفتر را مشخص کنید. در هر دفتر تعریف شده می‌توانید به تنظیمات زیر دسترسی داشته باشید:
مدیریت محل خدمت
نام و محدودیت جغرافیایی دفتر را مشخص کنید.
مدیریت اعضا
لیست کارکنان را مشاهده کنید، افزودن کارکنان جدید.
تنظیمات دفتر
افزودن شرحی راجع به کسب و کار و استفاده از لوگو، آدرس وب‌سایت، محدودیت اخذ گزارش کار از افراد. همچنین اطلاع رسانی ورود و خروج افراد به مدیر، افزودن کد امنیتی و محدودیت‌های تردد، ثبت اطلاعات کارگاه.
تنظیمات تردد
تعریف روزهای کاری و ساعات مجاز رفت و آمد کارکنان و ساعت شناور.
مدیر جانشین
انتصاب یک نفر به‌عنوان جانشین مدیر، جهت دسترسی به پنل مدیریت
در صورتی که از پانچ کارت استفاده کنید اینگونه مزایا دارد:
1. بی‌نیاز از دستگاه‌های مختلف حضوروغیاب
۲. بی‌نیاز از نرم‌افزار مجزا برای محاسبه حقوق و دستمزد
۳ . اطلاع رسانی لحظه‌ای تردد پرسنل به مدیر
4. عدم نیاز به تخلیه اطلاعات تردد از سخت‌افزار به نرم‌افزار
5. مدیریت چندین شعبه با یک نرم‌افزار
6. کاهش چشمگیر هزینه‌ها
7. سهولت کار با نرم‌افزار
8. مدیریت و استخراج انواع گزارش‌ها توسط مدیر و پرسنل
9. استخراج تایم شیت، فیش حقوقی و مانده مرخصی‌ها
10. امکان ارزیابی و ارزشیابی پرسنل و مدیران
11. چت با همکاران و مدیریت دانش...
دستگاه حضور و غیاب کارتی :
با پیدایش کامپیوترها، دستگاه های حضور و غیاب پانچی کم کم جای خود را به دستگاه حضور و غیاب کارتی دادند و خیلی زود استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کارتی در همه جا فراگیر شد چراکه راه حلی بسیار کارآمد به جای صرف ساعت ها جمع آوری کارت های پانچی بود. روش کار در دستگاه های حضور و غیاب کارتی اولیه بدین صورت بود که با کشیدن کارت در دستگاه، کدی به سیستم حضور و غیاب که تحت DOS بود ارسال می شد با پیشرفت تکنولوژی نرم افزارهای حضور و غیاب تحت ویندوز طراحی شدند که تهیه خروجی ماهانه و ارسال آن به نرم افزار حقوق و دستمزد، تنها در کمتر از یک ساعت انجام می شد. کارت هوشمند دستگاه حضور و غیاب شامل چندین دسته می باشند.
انواع کارت در دستگاه های حضور و غیاب کارتی:
کارت های تماسی :
کارت های تماسی دستگاه حضور و غیاب کارت هایی هستند که جهت ثبت حضور و غیاب حتما باید کارت با دستگاه تماس برقرار کند کارت های تماسی شامل کارت های بارکد و مغناطیسی هستند که با گذر از اسلات تعبیه شده در دستگاه حضور و غیاب با آنها ارتباط برقرار می کنند.
کارت های بدون تماس :
کارت های غیر تماسی دستگاه حضور و غیاب کارت هایی هستند که تنها در مجاورت دستگاه حضور و غیاب قرار می گیرند و اتصال فیزیکی بین آنها برقرار نمی شود، تکنولوژی که در این گونه کارت ها استفاده می شود فرکانس رادیویی RF می باشد. این گونه کارت ها در امواج مختلفی قادر به ارسال اطلاعات می باشند. کارت های بدون تماس از فاصله حداقل 10 سانتی متری به بالا با دستگاه های حضور و غیاب ارتباط برقرار می کنند
رایج ترین کارت های دستگاه حضور و غیاب ، کارت های (RFID(125KHz و کارت های مایفر (13.56MHZ) هستند، برتری که کارت های مایفر نسبت به کارت های RF معمولی دارند این است که آنها دارای حافظه ذخیره سازی تا حجم یک کیلوبایت هستند و این اطلاعات قابلیت خواندن و نوشتن را دارند.
تا اینجا عی کردیم که در مورد دسته های دستگاه حضور و غیاب قدیمی و مزایا آن اطلاعاتی رو به شما بدهیم تا در انتخاب کردن اینگونه دستگاه با دقت بیشتر انتخاب کنید. و در ادامه و در مقاله های آینده منتظر مقاله هایی جدیدتر در مورد انواع دیگردستگاه های حضور و غیاب باشید.