مدیران شرکت ها و سازمان های کسب و کارهای کوچک و بزرگ اگر بخواهند دستگاه حضور و غیاب مناسب را برای خود انتخاب نمایند، نیاز به دانش و اطلاعات کافی در این زمینه دارند. از آنجایکه دستگاه های موجود در بازار چه از نظر سخت افزاری و چه از نظر نرم افزاری انواع مختلفی دارند و هر کدام از آن ها دارای ویژگیها و امکانات بسیار متفاوتی می باشند لذا انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب برای مدیران سخت و پیچیده می باشد . معمولا برای کسب و کارهای مختلف که شامل سازمانها و شرکتها ، کارگاهها و کارخانجات بزرگ و کوچک میباشند دستگاههای حضور و غیاب مختلفی پیشنهاد میشود.
ما در این مقاله سعی می کنیم دستگاه های حضور و غیاب مناسب برای محیطهای کارگاهی و کارخانجات را خدمتتان معرفی نموده و توضیح دهیم .
محیط کارکاهی و کارخانه با توجه به گستردگی و نوع کار و تعداد کارمندانی که در آن سازمان و شرکت مشغول به کار میباشند بررسی و مقایسه میشوند و معیارهای مختلفی برای خرید دستگاه حضور و غیاب وجود دارد که به شما معرفی میکنیم.
1- نوع فعالیت کارگاه یا کارخانه
یک کارگاه و یا کارخانه میتواند هم محیط کوچک با تعداد کارمند کم داشته باشد و هم میتواند یک مجموعه بزرگ و عظیم با تعداد کارمند بالا باشد ولی باتوجه نوع فعالیت آنها میتوان انواع دستگاه حضور و غیاب را برای ثبت تردد پرسنل در نظر گرفت .
معمولا در محیطهای کارگاهی با توجه به اینکه فعالیت صنعتی بیشتر است و افراد با مواد شیمیایی یا روغن سر کار دارند باید دستگاه حضور و غیابی وجود داشته باشد که پرسنل بتوانند بدون دردسر و با صرف کمترین زمان تردد خود را ثبت نمایند و با توجه به اینکه ممکن است در تشخیص اثر انگشت با مشکل مواجه شوند پس با توجه با این توضیحات دستگاههای کارتی و تشخیص چهره بهترین انتخاب برای کارگاهها میباشند و با توجه به اینکه دستگاه حضور و غیاب کارتی مشکلات خاص خود از جمله فراموشی کارت تردد ، استفاده از کارت دیگران برای حضورغیاب و … را دارد بهترین پیشنهاد دستگاه حضورغیاب تشخیص چهره میباشد .
کارگاههای کوچک با توجه به تعداد کارمند کمی که دارند میتوانند از دستگاههای حضورغیاب ارزانتر استفاده کنند .البته منظورما از دستگاه ارزان ،دستگاه بی کیفیت نمیباشد. بلکه دستگاههای حضوروغیابی که برای محیطهای کوچک طراحی شده اند . دستگاههایی که ممکن است ظرفیت چهره یا انگشت آنها کمتر باشد .
کارگاههای بزرگ و یا کارخانه ها نیز با توجه به تعداد کارمند بالا میتوانند از دستگاههای حضور غیاب با ویژگیهای بهتر جهت ثبت تردد کارمند استفاده کنند . به دلیل اینکه در این مجموعه تعداد کارمندان زیاد میباشد باید ثبت حضور و غیاب نیز با سرعت بالاتری انجام شود .البته باید این را مورد توجه داشته باشیم که برای کارخانجات بزرگ پیشنهاد ما استفاده از چند دستگاه حضوروغیاب میباشد .
تعداد دستگاه حضورغیاب مورد نیاز ، بستگی به حداکثر کارمندانی دارد که در یک زمان کوتاه قصد ثبت ورود یا خروج خود را دارند . معمولا این تعداد تردد برای یک دستگاه حضورغیاب نباید بیشتر از 100 نفر باشد .چون هر چقدر تردد در روز بیشتر از 100 نفرکارمند باشد باید از دستگاهی استفاده کرد که ظرفیت در نرم افزارش بالا باشد.
2- تنوع شیفتهای کاری
یکی از ویژگی های اصلی انتخاب سیستم حضورغیاب مناسب برای کارخانه ها و کارگاهها بحث تنوع شیفتهای کاری میباشد . در کارگاههای کوچک با توجه به اینکه ممکن است به صورت تک شیفتی باشند یا اینکه از شیفتهای پیچیده استفاده نکنند ، نرم افزارهای حضورغیاب ساده میتواند پاسخگوی آنها باشد که برخی شرکتها این نرم افزارها را به صورت رایگان یا با مبلغی کم همراه با دستگاه حضورغیاب ارائه میدهند .
استفاده از نرم افزارهای حضورغیاب پایه بسیار ساده و کاربر پسند میباشد و کاربر سیستم به راحتی میتواند در آخر ماه کارکرد حضورغیاب پرسنل را محاسبه نموده و گزارشات را در اختیار مدیران قرار دهد .
معمولاً در کارگاههایی که تعداد کارمندان آنها زیاد میباشند یا اینکه از شیفتهای پیچیده و سخت استفاده میکنند نرم افزارهای رایگان یا با قیمت پایین نمیتواند پاسخگوی حضورغیاب کارمندان باشد و بهتر است از نرم افزارهای پیشرفته استفاده شود .
در کارخانه های بزرگ عمدتا کنترل حضورغیاب کارمندان بسیار مهم و پیچیده میباشد و اگر سیستم حضورغیاب مناسبی چه از نظر سخت افزار و یا نرم افزار انتخاب نشود ، مطمئنا مشکلات فراوانی را به وجود می آورد . برای این کسب و کارهای بزرگ نرم افزارهای ویژه و پیشرفته حضورغیاب ارائه میشود که به راحتی میتوانند کارکرد کارمندان را محاسبه کرده و گزارشات را به صورت پیشرفته و بر اساس خروجی های استاندارد در اختیار بخش مالی قرار دهند .
3- محیط کسب و کار
بحث محیطی یکی از نکات مهم در مورد راه اندازی سیستم حضورغیاب برای کارخانه ها و کارگاهها میباشد . با توجه به اینکه در محیطهای صنعتی گرد و غبار و یا رطوبت زیاد باشد باید از دستگاه حضورغیابی استفاده کرد که بتواند کارایی خود را در این شرایط حفظ کند .
همچنین لازم به ذکر است حدالامکان دستگاه حضورغیاب در داخل ساختمان نصب شود تا از صدمات و آسیبهای محیطی و جوی در امان باشد وبا توجه به اینکه درصد بسیار زیادی از کارخانه ها و کارگاهها واحد انتظامات را دارند بهتر است دستگاه حضورغیاب در این قسمت مستقر شود تا پرسنل انتظامات نیز بتوانند بر روی دستگاه و حضورغیاب پرسنل و کارمندان نظارت داشته باشند .
در نرم افزارهای حضورغیاب پیشرفته نیز بخشهای مختلفی وجود دارد که یکی از امکانات نرم افزار مربوط به مانیتورینگ واحد انتظامات میباشد که به راحتی میتوانند ورود و خروج کارمندان را به صورت آنلاین مشاهده کرده و حضورغیاب آنها را کنترل نمایند .
4- ارتباط با سایر نرم افزارها
در کارگاههای کوچک بعد از دریافت گزارشات حضوروغیاب کارمندان معمولا پرداخت حقوق و دستمزد به صورت سنتی و یا بسیار ساده انجام میشود و نیاز به نرم افزار خاص و یا پیچید ه ای ندارد .اما در کارخانه ها و کارگاه و ازمان و شرکت های بزرگ با توجه به اینکه تعداد کارمندان زیاد میباشند نیاز به نرم افزار حضورغیاب پیشرفته ای میباشد که بتواند خروجی های استاندارد را در قالب گزارش یا وب سرویس به سایر نرم افزارها ارائه نماید . این امکان باعث میشود که با کمترین زمان تلف شده بتوان کاملترین اطلاعات حضورغیاب را در اختیار دیگر واحدها قرار داد تا بتوانند در تجزیه و تحلیل های خود استفاده نمایند.
امیدواریم این مقاله توانسته باشد کمکی هرچند کوچک برای انتخاب بهترین و کاملترین سیستم حضورغیاب را برای شما داشته باشد و بتوانید با توجه به توضیحاتی که در این مقاله ارائه گردید سیستم حضورغیاب مناسب مجموعه خود را در کمترین زمان انتخاب نمایید .