برنامه ريزي عبارتست از فرايندي داراي مراحل مشخص و بهم پيوسته براي توليد يك خروجي منسجم در قالب سيستمي هماهنگ از تصميمات
برنامه ریزی فكر كردن راجع به آينده يا كنترل آن نيست بلكه فرايندي است كه به طبقه بندي و اولويت بندي منابع محدود پرداخته و بهترين و كاراترين روش استفاده از منابع را به منظور ايجاد بيشترين ارزش افزوده انتخاب مي نمايد. برنامه ريزي، تصميم‌گيري در شكل معمول آن نيست بلكه از طريق فرايند برنامه ريزي، مجموعه‌اي از تصميمات هماهنگ اتخاذ مي‌شود. برنامه ریزی مي‌تواند براي زمان حال يا آينده انجام شود، اما آنچه حائز اهميت است توجه به منابع محدود و برنامه ريزي آنها به اقتضاي شرايط است.
بر طبق اين تعريف، تصميم‌گيري‌هاي مقطعي و ناپيوسته و اتخاذ سياستها براي پيشبرد سازمان در زمان حال يا آينده برنامه ريزي نيستند. برنامه ريزي متكي بر انتخاب و مرتبط ساختن حقايق است حقيقت محدود بودن منابعي كه در اختيار يك سازمان قرار دارند و حقيقت تغييرات پر شتاب شرايط اقتصادي ، اجتماعي، فرهنگي ، سياسي و تكنولوژيكي و زيست محيطي و آثار آنها بر سازمان ما ، اين حقايق مفاهيمي واقعي، قابل آزمون و اندازه‌گيري هستند. بدين معني كه بخشي از آنها قابل اندازه گيري دقيق هستند و برخي ديگر با بررسي روندهاي حركت قابل پيش بيني خواهند بود.
محدوديت منابع و شرايط محيطي و ديدگاهها نسبت به آنها و ارزشهايي كه براي سازمان متصور هستيم به عنوان حقايقي تلقي مي‌شوند كه فرايند برنامه ریزی بر اساس آنها صورت مي گيرد. همانطور كه اشاره شد برنامه ريزي صرفاً يك فرايند تصميم‌گيري نيست بلكه فرايندي شامل روشن ساختن و تعريف حقايق و تشخيص تفاوت بين آنهاست يا به عبارتي گونه‌اي فرايند ارزيابي است كه در پايان آن، در انتخاب حقايق ارزيابي شده تصميم‌گيري مي‌شود.
برنامه بياني روشن، مستند و مشروح از مقاصد و تصميمات است. برنامه خروجي فرايند برنامه ريزي است اما برنامه ريزي يك فرايند پيوسته است كه بيش از اتخاذ هر تصميمي آغاز شده و پس از اجراي آن تصميم ادامه مي‌يابد.
ويژگي‌هاي برنامه ریزی
برنامه ريزي يك فرايند ذهني آگاهانه با خصوصيات زير است :
1) تشخيص يك نياز يا انعكاس يك انگيزه.
2) جمع‌آوري اطلاعات در خصوص نياز ايجاد شده.
3) مرتبط ساختن اطلاعات و نگرشها.
4) تعريف اهداف در راستاي رسيدن به نياز.
5) تأمين مقدمات مورد نياز براي رسيدن به اهدافي كه ما را در راستاي رسيدن به نياز ياري مي كنند.
6) پيش‌بيني شرايط آينده
7) ساخت زنجيره‌هاي متفاوتي از اقدامات مبتني بر تصميمات متوالي
8) اولويت بندي گزينه هاي ممكن و انتخاب بهترين گزينه‌ها
9) تعريف سياستهاي اجراي برنامه
10) تعريف معيارهاي ابزار ارزيابي برنامه
مدیریت و برنامه ریزی ورزشی
اصولا برگزاري يك مسابقه ورزشي به يكسري پيش بيني ها ، آينده نگري ها و برنامه ريزيهايي نياز مند است . آنچه مسلم است اين است كه هيچ مسابقه اي بدون زحمت و تلاش بخوبي برگزار نخواهد شد . لذا براي برگزاري مسابقات مي بايستي برنامه ريزي صحيح و گسترده اي در تمامي ابعاد صورت گيرد تا يك مسابقه به خوبي و با كيفيت مطلوب برگزار شود .
طبيعي است برگزاري يك مسابقه رابطه مستقيمي با برنامه ريزي مدير برگزاري دارد ، يعني اينكه هر اندازه برنامه ريزي اصولي تر و دقيق تر باشد ودر ان جزئي ترين مسائل در نظر گرفته شود . به همان اندازه در كيفيت و برگزاري بهتر وشايسته تر مسابقات موثر خواهد بود بديهي است كه در برگزاري مطلوب يك مسابقه يك مدير علاوه بر برنامه ريزي مي بايستي از تمامي امكانات و منابع انساني و مادي جهت تحقق اهداف سازماني كه همانا برگزاري مسابقه مطلوب است استفاده نمايد به عبارت ديگر بسيج امكانات مادي و بكارگيري ازنيروي انساني كار امد و مجرب براي رسيدن به هدف مشخص مهمترين وظيفه يك مدير ورزشي است .
اصولا برگزاري يك رويداد ورزشي ، فعاليت منقطع و بدون پيوسته نيست بلكه يك جريان مسمتري از عملياتهاي ويژه است كه هر يك از اين فعاليت ها در زمانهاي متفاوتي به وقوع مي پيوندد لذا در اين بحث سعي شده است تا آنجا كه ممكن است فعاليتها و عمليات هاي لازم را براي احراي يك مسابقه ورزشي به بخشها و عملياتهاي جداگانه اي تقسيم شود تا تفهيم مطالب سهلتر و آسانتر شود اگر چه تقسيم بندي آن تا حدودي مشكل مي باشد .
مديريت واداره مسابقات ورزشي مستلزم داشتن دانش ، بينش و تجربه لازم و كافي در اين زمينه است . به كار گيري مديريت صحيح نيازمند داشتن اطلاعات كافي از اين علم مي باشد .اما بديهي است كه قوه ابتكار ، خلاقيت و مديريت مدير باعث مي شود با برنامه ريزي صحيح ، آگاهانه و سازمان دهي مناسب از حداقل امكانات موجود هريك از اعضا بازده مطلوب را شاهد باشند .
مدیریت ورزشی به ۳ حوزه تقسیم می شود :
１ -مدیریت مسابقه ورزشی :
رویدادها در این حیطه می تواند یک رقابت یک رقابت ورزشی ، اجرای یک سیرک یا اجرای یک اثر هنری مانند نمایشنامه ، اجرای یک قطعه طوالنی موسیقی یا برنامه حرکات موزون ساز و آواز باشد . هر رویداد در این حیطه موجودیت نمایشی خاص است . * مدیریت موفق هر مسابقه نیازمند توجه به نکات زیر است :
استخدام و آموزش کارکنان
– برنامه ریزی جهت ارائه خدمات پزشکی و اورژانس
- مدیریت خطرها
– اجازه امکانات الزم
- مدیرت آموزش و نحوه استفاده از نوشیدنیها
– مدیریت دفتر صندوق و امور مربوط به بلیط –
مدیریت خدمات غذایی
– حفظ و نگهداری ساختمانها
- بازرگانی تبلیغ و ارتباط عمومی
– حفظ صحیح اجازه نامه ها و گواهیها
- گفتگو جهت عقد قراردادها با حمایت کنندگان
– بازاریابی و فروش اقذام تازه
- مدیرت جمعیت
– مدیریت پارکینگ جمعیت
- ارزشیابی نتیجه نهایی
２ -مدیریت خطرات :
مدیریت خطر یک عنصر پیوسته با هر عمل مرتبط با مدیریت امکانات است و ما نمی توانیم اهمیت وجود یک مدیر خطر را نادیده بگیریم و مدیریت خطر مدتهاست که در صنعت بازرگانی مورد توجه است فهرست زیر حیطه هایی را روشن می کند که مدیران خطر در ورزش و مکانهای اجتماع عمومی روزانه در آنها حضور دارند : هدایت منطقه برنامه های آموزشی :
از عالئم ساده و قابل فهم برای اعالم سیاستهای استفاده از امکانات توسط هواداران استفاده شده است
• برای کاهش مسئولیتهای احتمالی همه چیز ثببت شده است
• از انجام فعالیتهایی که خلل زیاد و فایده اندک دارند خودداری گردیده است
• تمام امکانات و وسایل بازی بازرسی شده است
• اطمینان یابد که نظرات کافی و صحیح انجام شده است
• اطمینان یابد تمام کارکنان آموزش ویژه و توانا هستند
• پیش بینی انجام اقدامات اضطراری و پزشکی صورت گرفته است • راههای تخلیه اضطراری جمعیت مهیا و آماده استفاده است
• گزارش حوادث افراد صدمه دیده و نحوه تخلیه جمعیت نوشته شده است
نکته : مدیران مسابقات و مکانهای ورزشی از یک مدیر خطر تمام وقت استفاده می کنند .
３ -مدیریت مکانهای ورزشی :
مدیریت مکانهای ورزشی فرآیند برنامه ریزی اجرا ، هماهنگی و ارزشیابی عملیات روزانه یک مکان ورزشی است . مفهوم مهم در مدیریت امکانات درک چگونگی انجام موفق این رویدادهاست که بستگی به مالکیت امکاتات دارد . بسیاری از امکانات ورزشی دارای مالکیت خصوصی هستند که توسط یک فرد یا شرکت اداره می شود . نمونه اینگونه مکانهای ورزشی در اکثر نقاط جهان وجود دارد.