این روزها سازمان ها و شرکت های بزرگ و کوچک در صدد خرید کردن دستگاه های حضور و غیاب هستند. این سوال در ذهن خیلی از افراد هست که چرا باید اینگونه دستگاه ها را خریدری کنیم ؟
وقت شناسی و منظم بودن و رعایت قوانین و مقررات کار توسط پرسنل یکی از دلایل موفقیت هر سازمان در آن مجموعه میباشد.
مدیران یک سازمان یا شرکت های بزرگ احساس میکنند به سیستم حضور و غیاب نیاز دارند و این مورد دلایلی زیادی را به همراه دارد. اولین دلیل میتواند این باشد که مدیران علاقه دارند کارمندانشان به صورت منظم و بر اساس مقررات سازمان و یا شرکت حضور و غیاب داشته باشند. اینکه کارمندان براساس تقویم ها و ساعت های مشخص شده در سیستم حضور و غیاب تردد انجام میدهند یا گزارشات کارکردی آنها به صورت منظم و دقیق ارائه میگردد برای هر سازمان یا شرکت بسیار خیلی اهمیت دارد.
ویژگی مهم دیگر سیستم حضور و غیاب میتواند این باشد که بار حسابداری شما کاهش میابد. سیستم حضور و غیاب میتواند پس انداز قابل توجهی برای مشاغل کوچک را در بر داشته باشد و افراد کمتری را درگیر محاسبه کارکرد تردد کارمندان نماید. زمانی که حضور و غیاب کارمندان تحت یک سیستم سنتی انجام می شود ، جمع آوری کارت های تردد و وارد کردن دوباره اطلاعات به صورت دستی می تواند 5 تا 10 ساعت یا بیشتر طول بکشد . با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب ، این کار در زمان کوتاهتری قابل استفاده میباشد .
طبق سال های گذشته سازمان ها و شرکت ها از طریق روش های سنتی ترددها را بررسی میکردند که کار سخت و دشواری بود. و برای سازمانها به خصوص شرکتهای بزرگ مشکلات زیادی به هنمراه داشت. اما با توجه به پیشرفت علم و تکنولوژی امروزه انواع و اقسام دستگاه های حضور و غیاب به بازار عرضه شده است که میتوانند تردد و حضور و غیاب کارمندان را برای هر سازمانی و شرکتی کنترل نموده و گزارشات دقیقی و منظمی را به مدیران آن سازمان و شرکت ارائه نماید. حالا سوال اینجاست که چرا باید یک دستگاه حضور و غیاب در سازمان و شرکت خود داشته باشیم.
دلایل مهم بودن سیستم حضور و غیاب
کنترل و بررسی دستگاه حضور و غیاب کارمندان براساس سیستم های سنتی بسیار وقت گیر و کند انجام میشده است.
به خاطر کاغذی بودن محاسبات حضور و غیاب، نتیجه و گزارش نهایی که به صورت آنلاین میباشد را نمی شود در اختیار مدیران قرار بگیرد ولی با استفاده از دستگاه های حضور و غیاب کنترل و یررسی کارمندان برای مدیران به صورت لحظه ای و آنلاین و بسیار ساده امکانپذیر میباشد.
معمولا انتقال اطلاعات حضور و غیاب به خاطر زمان بر بودن محاسبات و بررسی های زمان های تردد با تاخیر زیادی به واحد حقوق و دستمزد ارسال میشود واین کار ممکن است باعث نارضایتی کارمندان و حتی مدیران مجموعه شود.
استفاده از دستگاه های حضور و غیاب در هر سازمان و یا شرکتی باعث ایجاد نظم و انضباط کاری و در نهایت راندمان کاری بالا برای آن مجموعه و سازمان میگردد.
ثبت اطلاعات کارمندان در دستگاه های حضور و غیاب باعث کمتر شدن اشتباه فردی و محاسباتی در کارکرد کارمندان میشود که دغدغه بسیاری از پرسنل و مدیران سازمان ها شرکت ها میباشد.
از ویژگی های دیگر دستگاه های حضور و غیاب از بین رفتن کاغذ بازی در سیستم اداری میباشد که از نظر هزینه هم به نفع کارفرما میباشد.
امنیت ثبت و نگهداری اطلاعات در اینگونه سیستم حضور و غیاب ها بسیار بالا میباشد و امکان از بین رفتن این اطلاعات بسیار کم میباشد.
سیستم های حضور و غیاب قوانین سازمانی را بین تمام کارمندان به صورت عادلانه و برابر اجرا مینمایند.
پس اگر تاکنون سیستم حضور و غیاب و تردد پرسنل را در دفتر کار خود نصب نکرده اید ، زمان آن رسیده است که یک دستگاه حضور و غیاب با توجه به نوع فعالیت سازمان و شرکت خود تهیه نمایید. نکته مهم این است که قبل از خرید بررسی دقیق و کافی جهت خرید دستگاه حضور و غیاب میباشد که بتواند نیازهای مجموعه شمارا به راحتی پاسخگو باشد.
دستگاه حضور و غیاب ارزان
در انتخاب و خرید دستگاه حضورغیاب، فاکتورهای مختلفی از جمله برند دستگاه، تکنولوژی ثبت تردد، سرعت و ظرفیت، کیفیت، قیمت و … مورد توجه قرار می‌گیرد. در میان این عوامل، قیمت دستگاه حضورغیاب همیشه در انتخاب مشتریان حائز اهمیت بوده است.
بعضی از مشتریان وسازمان ها و شرکت ها با خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان مخالفند و از نظر آنها، دستگاههای ارزان از کیفیت و کارایی مناسبی برخوردار نیستند. گروه دیگر، خرید دستگاه حضور و غیاب با قیمت پائین را گزینه مناسب و به صرفه‌ای می‌دانند که موجب صرفه‌جویی در هزینه‌های سازمان و شرکتشان میگردد.
سوال اینجاست که آیا همه دستگاه های حضور و غیاب ارزان قیمت بی کیفیت هستند؟
در این مقاله به بررسی نظرات دو گروه موافق و مخالف دستگاه حضور غیاب ارزان می‌پردازیم.
گروه موافق :
دلیل اصلی این گروه از دسته موافق ها برای خرید دستگاه حضورغیاب ارزان، صرفه جویی در هزینه‌ها است.
با توجه به شرایط نامناسب اقتصادی، بیشتر شرکتها و سازمان ها به دنبال کاهش هزینه‌های جاری خود هستند و یکی از روش‌های کاهش هزینه، خرید ارزان‌تر تجهیزات مورد نیاز است.
اما باید این واقعیت انکارناپذیر را پذیرفت که در حال حاضر اکثر دستگاه های حضور و غیاب ارزان قیمت چینی موجود در بازار، از کیفیت خوبی برخوردار نیستند و خرید این دستگاه‌ها برابر است با دور ریختن پول و تحمیل هزینه بیشتر بر شرکت ، و حتی امکان دارد که دوباره یک هزینه اضافی بابت خرید دوباره دستگاه بپردازید.
بیشتر دستگاههای حضورغیاب ارزان قیمت چینی از سنسور و دوربین‌های بی‌کیفیت استفاده میکنند. استفاده از الگوریتم‌های قدیمی احراز هویت هم دلیلی بر همین مورد میشود که این دستگاه‌ها از عملکرد مناسبی برخوردار نیستند و کارایی لازم جهت استفاده به عنوان یک دستگاه مورد اطمینان را نداشته باشند.
مخالفان :
مخالفان خرید اینگونه دستگاه ها بر این باورند که دستگاه های حضور و غیاب ارزان، توسط شرکتهای نامعتبر چینی تولید می‌شوند و از عملکرد مناسبی برخوردار نیستند. علاوه بر این، طول عمر مفید این دستگاه‌ها نیز پائین است و در کل انتظارات را برآورده نمیکند.
و اما سوال بعدی این است که آیا تمامی دستگاههای حضور و غیاب ارزان قیمت بی کیفیت هستند؟
با بررسی دقیق دستگاههای حضورغیاب موجود در بازار به دستگاههای با کیفیت تولید داخل می‌رسیم که علاوه بر کارایی و عملکرد خوب، قیمت مناسبی هم دارند. مثل دستگاه های حضور و غیاب شرکت اسپدان
به خاطر تولید این دستگاه‌ها درشرکت‌های معتبر داخلی ، قیمت تمام شده این دستگاه‌ها کاهش می‌یابد. چرا که درصدی از قطعات این دستگاههای حضورغیاب تولید داخل بوده و نرخ ارز بر قیمت آنها تاثیر کمتری دارد.
با خرید دستگاه حضورغیاب داخلی از مزایای و قابلیت های موارد زیر بهره‌مند خواهید شد:
بومی سازی دستگاه
با اینکه در برخی از دستگاههای حضورغیاب وارداتی زبان فارسی نیز به آنها اضافه شده است ولی بعضی از منوها، گنگ و نامفهوم به نظر می آید.
ویژگی یک دستگاه حضور غیاب داخلی این است که همه منوها با درک واقعی از نیازهای کاربران ایرانی طراحی و بومی‌سازی شده و مفاهیم و اصطلاحات دستگاه برای کاربران، به خوبی قابل درک است.
از طرف دیگر به دلیل ارائه همزمان دستگاه و نرم‌افزار حضورغیاب توسط شرکت تولید کننده داخلی، سازگاری بیشتری بین دستگاه و نرم‌افزار وجود دارد.
عملکرد و کارایی بالا
باید به این واقعیت انکار ناپذیر توجه بکنیم که تولیدکنندگان دستگاه حضور غیاب داخلی، جزو شرکتهای و سازمان های معتبر و توانای داخلی هستند. این شرکتها و سازمان ها با بهره‌مندی از نیروی انسانی متخصص و استفاده از تکنولوژی‌های روز، توانایی تولید دستگاه حضور و غیاب در تعداد بالا را دارند و میتوانند دستگاه حضورغیاب ارزان و با عملکرد مناسب در اختیار مشتریان قرار دهند.
پشتیبانی مناسب
شاید بتوان گفت که مهمترین دلیل برای خرید دستگاه حضور و غیاب داخلی، ارائه پشتیبانی مناسب از طرف شرکت فروشنده است. که هر لحظه به مشکلی بربخورید پشتیبان های آن شرکت ها و سازمان ها در دسترس هستند و برای پشتیبانی کردن سیستم و دستگاه شما چه از راه دور و نزدیک آماده خدمت رسانی هستند. اگر بهترین دستگاه حضور و غیاب از برندهای معتبر خارجی را با بالاترین قیمت خریداری کنید، اما فروشنده نتواند خدمات پشتیبانی مناسبی به شما ارائه دهد، قطعاً سیستم مورد نظر، کارایی لازم را برای شما نخواهدداشت. و با مشکلات جدی تری روبه رو خواهید شد.
شرکتهای تولید کننده داخلی تسلط کامل بر تولیدات خود داشته و بهتر میتوانند خدمات پشتیبانی مربوط به دستگاه را به مشتریان ارائه دهند.
بهره‌گیری از کارشناسان حرفه ایی و متخصص و خبره، کمک بسزایی به ارائه خدمات مناسب و رضایتمندی کاربران حضورغیاب خواهد داشت.
دستگاههای حضور و غیاب موجود در بازار به دو گروه دستگاههای خارجی و داخلی تقسیم می‌شوند. برندهای خارجی شامل دو گروه معتبر گران قیمت و متفرقه ارزان قیمت می‌باشند. به طور قطع استفاده از دستگاه حضور غیاب ارزان قیمت بی‌کیفیت خارجی، به معنی دور ریختن سرمایه و هزینه کردن دوباره برای خرید دستگاه دیگر خواهد بود. برندهای معتبر نیز قیمت بسیار بالایی داشته و در بسیاری از موارد، خرید آنها از نظر اقتصادی مقرون به صرفه نمی‌باشد.
به دلیل تولید این دستگاه‌ها توسط شرکتها و سازمان های معتبر داخلی، خیالتان از بابت کیفیت و عملکرد دستگاه حضور غیاب راحت است و می‌توانید برای مدت زمان طولانی از دستگاه خود استفاده نمائید.
دستگاه حضور و غیاب تولید ملی، با قوانین و شرایط کسب و کار‌های ایرانی سازگار بوده و به اصطلاح برای استفاده در داخل کشور بومی سازی شده است. بنابراین کاربران ایرانی به راحتی میتوانند از امکانات آنها استفاده نمایند.
ارائه خدمات پشتیبانی مناسب از طرف شرکت ها و سازمان هایی که از آنها دستگاه حضور و غیاب خریدید، مهمترین جایزه‌ای است که با خرید دستگاه حضور غیاب تولید داخلی دریافت می‌کنید. بنابراین با خیال راحت می‌توانید با یک سیستم و دستگاه حضور و غیاب داخلی، ورود و خروج کارکنان خود را رهگیری و کارکرد آنها را محاسبه نمائید.
بعضی از این شرکت ها و سازمان ها با درک واقعی از نیازهای کاربران ایرانی و بهره‌گیری از پیشرفته‌ترین فناوری‌های روز، اقدام به تولید انواع دستگاه حضور غیاب نموده است.
کنار هم قرار گرفتن امکانات متنوع و قیمت مناسب در تولیدات بعضی از شرکتها و سازمان ، محصولات آن شرکتها را به گزینه مناسبی جهت خرید دستگاه حضور و غیاب ارزان و با کیفیت تبدیل کرده است.
اکثر محصولات این نوع شرکتها و سازمان ها دارای باتری داخلی بوده و در مواقع قطع برق عملکرد دستگاه دچار توقف نمی‌شود.
علاوه بر این بیشتر این دستگاه‌ها به دلیل داشتن رله، امکان اتصال به انواع گیت و قفل برقی را داشته و می‌توان از آنها به عنوان دستگاه کنترل دسترسی نیز استفاده نمود.